# آموزش استخراج اطلاعات فاکتورهای PDF در سامانه فراسند
**تبدیل اطلاعات فاکتورهای خرید و فروش به داده‌های قابل بررسی و استفاده در فرایندهای حسابداری**
### چالش ورود دستی اطلاعات فاکتورها
در بسیاری از شرکت‌ها، بخش قابل‌توجهی از اطلاعات خرید و فروش در قالب فایل‌های PDF نگهداری یا از سوی مشتریان و تأمین‌کنندگان دریافت می‌شود.
این فاکتورها معمولاً شامل اطلاعات مهمی مانند شماره و تاریخ فاکتور، نام طرف‌حساب، شرح کالا یا خدمات، تعداد، مقدار، قیمت واحد، مبلغ کل و سایر جزئیات مالی هستند.
ورود دستی این اطلاعات به سیستم حسابداری می‌تواند زمان زیادی از حسابداران بگیرد. علاوه بر این، احتمال اشتباه در ثبت اعداد، کد کالا، مقدار و اطلاعات طرف‌حساب وجود دارد.
استفاده از ابزارهای استخراج اطلاعات، راهکاری برای کاهش فعالیت‌های تکراری و تسهیل پردازش اسناد مالی است.
### استخراج اطلاعات فاکتور PDF چگونه انجام می‌شود؟
استخراج اطلاعات از PDF به معنای شناسایی و تبدیل داده‌های موجود در فاکتور به اطلاعات ساختاریافته است؛ به‌گونه‌ای که امکان بررسی، دسته‌بندی و استفاده از آن‌ها در مراحل بعدی وجود داشته باشد.
این فرایند بسته به کیفیت فایل، نوع فاکتور و ساختار اطلاعات آن ممکن است به کنترل و تأیید کاربر نیاز داشته باشد.
### مراحل پردازش فاکتورها در فراسند
**مرحله اول: انتخاب و بارگذاری فایل فاکتور**
کاربر فایل PDF مربوط به فاکتور خرید یا فروش را انتخاب کرده و در بخش مربوطه بارگذاری می‌کند.
در صورت استفاده از قابلیت ورود گروهی، چند فایل می‌توانند برای پردازش در یک فرایند انتخاب شوند.
**مرحله دوم: پردازش اطلاعات فاکتور**
پس از دریافت فایل، سامانه اطلاعات موجود در آن را بررسی کرده و داده‌های قابل شناسایی را برای نمایش و کنترل آماده می‌کند.
ساختار فاکتور، خوانایی نوشته‌ها و کیفیت فایل ورودی بر دقت این مرحله تأثیرگذار هستند.
**مرحله سوم: بررسی اطلاعات استخراج‌شده**
اطلاعات فاکتور باید از نظر نام کالا، مقدار، تعداد، مبلغ، قیمت واحد و سایر مشخصات با سند اصلی مقایسه شوند.
این کنترل به‌ویژه برای فاکتورهایی که دارای جدول‌های پیچیده، چندین قلم کالا یا کیفیت تصویری پایین هستند اهمیت بیشتری دارد.
**مرحله چهارم: آماده‌سازی اطلاعات برای استفاده**
پس از بررسی و اصلاح موارد احتمالی، اطلاعات ساختاریافته می‌توانند مبنای ادامه فرایندهای حسابداری، بررسی خرید و فروش یا کنترل اقلام کالا قرار گیرند.
این مرحله موجب می‌شود داده‌های استخراج‌شده به‌جای باقی ماندن در قالب اسناد غیرساختاریافته، برای تحلیل و پردازش قابل استفاده باشند.
### ارتباط استخراج فاکتورها با کاردکس کالا
یکی از کاربردهای مهم اطلاعات استخراج‌شده از فاکتورهای خرید و فروش، استفاده از جزئیات اقلام برای بررسی گردش کالا است.
اطلاعاتی مانند کد کالا، نام کالا، مقدار خرید یا فروش و مشخصات فاکتور می‌توانند در تهیه و کنترل گردش موجودی به کار گرفته شوند.
به این ترتیب، ارتباط میان اسناد خرید و فروش و گزارش‌های مرتبط با موجودی کالا شفاف‌تر خواهد شد.
### مزایای استفاده از فراسند
استخراج ساختاریافته اطلاعات فاکتورها می‌تواند زمان ورود داده‌ها را کاهش دهد، کنترل اطلاعات را آسان‌تر کند و احتمال بروز خطاهای ناشی از تایپ دستی را کاهش دهد.
همچنین دسته‌بندی و نگهداری منظم اطلاعات، دسترسی به سوابق فاکتورها را برای بررسی‌های آتی تسهیل می‌کند.
### جمع‌بندی
تبدیل فاکتورهای PDF به اطلاعات ساختاریافته، یکی از گام‌های مؤثر در بهبود فرایندهای حسابداری دیجیتال است.
سامانه فراسند با فراهم کردن امکان دریافت و پردازش فاکتورها، به کاربران کمک می‌کند اطلاعات مالی را منظم‌تر بررسی کرده و برای مراحل بعدی آماده سازند.
**فراسند؛ از دریافت فاکتور تا آماده‌سازی اطلاعات برای مدیریت دقیق‌تر عملیات حسابداری.**